Política tratamiento de datos personales

1. OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene por objeto establecer los principios, lineamientos, responsabilidades y procedimientos que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, conservación, consulta, supresión y, en general, cualquier forma de tratamiento de datos personales realizada por ETRAINING S.A.S., garantizando la protección de los derechos fundamentales de los titulares de la información, en especial el derecho al hábeas data, la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa.

La Política tiene como finalidad asegurar que el tratamiento de los datos personales se realice conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que regulan la materia, implementando medidas administrativas, técnicas, jurídicas y organizacionales apropiadas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información.

Igualmente, esta Política busca:

a) Garantizar que el tratamiento de los datos personales responda a finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas a los titulares.
b) Establecer las responsabilidades de los trabajadores, contratistas, proveedores, aliados y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales por cuenta de ETRAINING S.A.S.
c) Definir los mecanismos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información.
d) Implementar controles que permitan prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, divulgación o uso indebido de los datos personales.
e) Promover una cultura organizacional orientada a la protección de la información, la privacidad y el cumplimiento normativo.
f) Incorporar criterios de responsabilidad demostrada, gestión del riesgo y mejora continua en todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.

2. ALCANCE

La presente Política es aplicable a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, procesados, transmitidos, transferidos, actualizados, compartidos, conservados o suprimidos por ETRAINING S.A.S., en desarrollo de su objeto social y de las actividades académicas, administrativas, comerciales, contractuales, tecnológicas y de soporte que desarrolla la organización.

Las disposiciones aquí contenidas serán de obligatorio cumplimiento para:

Los socios y administradores de ETRAINING S.A.S.
Los trabajadores, cualquiera sea su modalidad de vinculación.
Los practicantes y aprendices.
Los contratistas y prestadores de servicios.
Los proveedores y aliados estratégicos.
Los encargados del tratamiento que actúen por cuenta de la organización.
Los terceros que, por razón de una relación contractual, legal o comercial, tengan acceso a datos personales administrados por ETRAINING S.A.S.

La presente Política aplica a todas las bases de datos personales administradas por la organización, independientemente de su soporte físico o electrónico, incluyendo aquellas contenidas en archivos documentales, plataformas tecnológicas, sistemas de información, aplicaciones móviles, ambientes virtuales de aprendizaje, servicios en la nube, herramientas colaborativas, sistemas biométricos, sistemas de videovigilancia, correo electrónico corporativo y demás medios utilizados para el desarrollo de las actividades institucionales.

La Política será aplicable al tratamiento de datos personales realizado dentro y fuera de las instalaciones de ETRAINING S.A.S., incluyendo las actividades desarrolladas bajo modalidades de trabajo remoto, teletrabajo, trabajo en casa, prestación de servicios en campo o cualquier otra modalidad que implique el acceso o tratamiento de información personal por parte de la organización.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

ETRAINING S.A.S., identificada con NIT 830.147.547-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con dirección Calle 59 A Bis No. 5-53, Oficina 206, Edificio Link 760, correo electrónico para asuntos relacionados con protección de datos personales datos.personales@etraining.edu.co, teléfono (601) 256 5899 y sitio web https://etraining.co/, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales objeto de la presente Política.

ETRAINING S.A.S. determina las finalidades y los medios del Tratamiento de los datos personales y podrá realizarlo directamente o a través de Encargados del Tratamiento, de conformidad con la legislación aplicable y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio..

4. MARCO NORMATIVO Y DE REFERENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta en cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes en la República de Colombia relacionadas con el derecho fundamental al hábeas data, la protección de los datos personales, la seguridad de la información y el tratamiento responsable de la información personal.

ETRAINING S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento, desarrollará sus actividades observando los principios y obligaciones establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano e implementará las medidas administrativas, técnicas, jurídicas y organizacionales necesarias para garantizar la protección de los datos personales y el respeto por los derechos de sus titulares.

La presente Política se fundamenta, entre otras, en las siguientes disposiciones:

4.1 Constitución Política de Colombia

Artículo 15: reconoce el derecho fundamental a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data, así como el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que repose sobre las personas en bases de datos o archivos públicos y privados.
Artículo 20: garantiza la libertad de expresión y el derecho a recibir e informar información veraz e imparcial, en armonía con los demás derechos fundamentales.
Artículo 44: consagra los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes y el principio de su interés superior.
Artículo 74: establece el derecho de acceso a los documentos públicos, salvo las excepciones establecidas por la ley.

4.2 Normatividad sobre protección de datos personales

Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y se establecen los principios, derechos de los titulares y deberes de los Responsables y Encargados del Tratamiento.
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, especialmente las disposiciones contenidas en el Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25 que reglamentan parcialmente la Ley 1581 de 2012 y Capítulo 26 que regula el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, particularmente las disposiciones aplicables a la protección de datos personales, responsabilidad demostrada, tratamiento de datos sensibles, consultas y reclamos, videovigilancia y demás instrucciones que resulten aplicables.
Las demás normas, reglamentos, circulares, instrucciones y disposiciones que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten el régimen de protección de datos personales.

4.3 Normatividad complementaria

Cuando resulte aplicable al tratamiento realizado por ETRAINING S.A.S., se tendrán en cuenta, entre otras:

Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Ley 1266 de 2008, sobre hábeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios, cuando corresponda, modificada por la Ley 2157 de 2021 y por la Ley 2573 de 2026 (mecanismos de protección frente a la suplantación de identidad ante operadores de información, entidades financieras y demás establecimientos comerciales con esta competencia).
Ley 1273 de 2009, relacionada con la protección de la información y de los datos frente a conductas constitutivas de delitos informáticos.
Ley 1341 de 2009, modificada por la Ley 1978 de 2019, en lo pertinente a las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Ley 2300 de 2023, cuando resulte aplicable a las comunicaciones dirigidas a consumidores o usuarios.
Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.9, que reglamenta el parágrafo del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y establece los requisitos y garantías para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

4.4 Normas y buenas prácticas de seguridad de la información

ETRAINING S.A.S. podrá adoptar como referentes técnicos las normas de la familia ISO/IEC 27000, particularmente ISO/IEC 27001:2022 e ISO/IEC 27002:2022, así como otras buenas prácticas aplicables a la gestión de seguridad de la información y protección de datos.

Estos estándares constituyen referentes de gestión y buenas prácticas y no sustituyen las obligaciones legales establecidas en la legislación colombiana.

4.5 Actualización normativa

La presente Política será interpretada y aplicada de conformidad con las normas vigentes y aquellas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o deroguen.

ETRAINING S.A.S. realizará revisiones periódicas del marco normativo aplicable con el propósito de identificar cambios que puedan afectar sus obligaciones en materia de protección de datos personales y, cuando corresponda, actualizará esta Política y los documentos, procedimientos y controles asociados.

5. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo las excepciones previstas en la ley.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que pueda encontrarse contenido, entre otros, en registros y documentos públicos, así como aquellos que por disposición legal sean considerados públicos.

Dato Sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, aquellos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.

Dato Biométrico: Dato personal obtenido mediante un tratamiento técnico específico relativo a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que permita o confirme su identificación única, tales como características faciales o huellas dactilares. Para efectos de esta Política, ETRAINING S.A.S. reconoce como datos biométricos, entre otros, aquellos utilizados para los mecanismos de control de acceso mediante reconocimiento facial y huella dactilar.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, transmisión, transferencia, supresión o cualquier otra actividad relacionada con estos.

Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.

Videovigilancia: Sistema mediante el cual se realiza la captación, registro, almacenamiento y, cuando corresponda, consulta de imágenes de personas mediante cámaras u otros dispositivos destinados al monitoreo de espacios determinados.

Incidente de Seguridad: Evento o conjunto de eventos que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales o permitir su acceso, uso, divulgación, modificación, pérdida o destrucción no autorizada.

Responsable de la atención de consultas y reclamos: Persona o área designada por ETRAINING S.A.S. para recibir, tramitar y responder las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los Titulares.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ETRAINING S.A.S. realizará el Tratamiento de Datos Personales observando los principios establecidos en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables.

6.1 Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales se realizará de conformidad con las disposiciones legales vigentes y dentro de los límites establecidos por el ordenamiento jurídico colombiano.

6.2 Principio de finalidad: Los Datos Personales serán recolectados y tratados para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular. ETRAINING S.A.S. se abstendrá de utilizar los datos para finalidades incompatibles con aquellas informadas o autorizadas, salvo que exista una habilitación legal para ello.

6.3 Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales únicamente podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones expresamente previstas en la ley.

6.4 Principio de veracidad o calidad: La información objeto de Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. ETRAINING S.A.S. adoptará medidas razonables para mantener actualizada la información y corregir aquella que resulte incompleta, inexacta o desactualizada.

6.5 Principio de transparencia: El Titular tendrá derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y del Tratamiento al que sean sometidos.

6.6 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones legales aplicables y de las autorizaciones otorgadas. El acceso a la información estará restringido a las personas que, por razón de sus funciones o relación contractual, requieran conocerla.

6.7 Principio de seguridad: ETRAINING S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas, físicas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los Datos Personales frente a riesgos tales como pérdida, adulteración, acceso, uso o consulta no autorizada.

6.8 Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con ETRAINING S.A.S., cuando corresponda.

6.9 Principio de necesidad y proporcionalidad: ETRAINING S.A.S. procurará que los Datos Personales recolectados sean pertinentes, adecuados y limitados a aquellos que resulten necesarios para el cumplimiento de las finalidades informadas y autorizadas. En particular, el tratamiento de Datos Sensibles y Datos Biométricos se realizará bajo criterios de necesidad, proporcionalidad y seguridad reforzada.

6.10 Principio de responsabilidad demostrada: ETRAINING S.A.S. adoptará medidas apropiadas y efectivas para demostrar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de Datos Personales, incluyendo políticas, procedimientos, controles, capacitación, gestión de riesgos, contratos, registros y mecanismos de seguimiento.

7. CATEGORÍAS DE TITULARES

En desarrollo de sus actividades, ETRAINING S.A.S. podrá realizar el Tratamiento de Datos Personales de las siguientes categorías de Titulares, de acuerdo con la naturaleza de cada relación y las finalidades correspondientes:

Trabajadores y colaboradores: Personas vinculadas laboralmente con ETRAINING S.A.S., así como quienes hayan tenido una relación laboral con la organización.

Aspirantes y candidatos: Personas que participen en procesos de selección, vinculación o contratación con ETRAINING S.A.S.

Contratistas y prestadores de servicios: Personas naturales que presten servicios profesionales, técnicos, administrativos, académicos o de cualquier otra naturaleza a la organización.

Docentes, tutores, instructores y conferencistas: Personas que participen en actividades de formación, capacitación, enseñanza, acompañamiento académico o desarrollo de contenidos para ETRAINING S.A.S. o para proyectos ejecutados por la organización.

Estudiantes, aprendices y participantes: Personas que se inscriban, matriculen o participen en cursos, programas de formación, bootcamps, diplomados, capacitaciones, eventos, convocatorias u otras actividades académicas o de formación desarrolladas, administradas o ejecutadas por ETRAINING S.A.S.

Clientes y potenciales clientes: Personas naturales que contraten productos o servicios de ETRAINING S.A.S., así como aquellas que manifiesten interés en los mismos o interactúen con la organización con fines comerciales. Cuando el cliente sea una persona jurídica, ETRAINING S.A.S. podrá tratar los datos personales de sus representantes legales, trabajadores, colaboradores, contactos y demás personas designadas para gestionar la relación comercial o contractual.

Proveedores: Personas naturales vinculadas a relaciones de suministro, prestación de servicios, arrendamiento, soporte tecnológico, asesoría, consultoría o cualquier otra relación comercial con ETRAINING S.A.S.

Aliados y terceros: Personas naturales vinculadas con aliados estratégicos, entidades públicas o privadas, instituciones educativas, organizaciones y demás terceros con los cuales ETRAINING S.A.S. desarrolle convenios, contratos, alianzas o proyectos.

Visitantes: Personas que ingresen a las instalaciones físicas de ETRAINING S.A.S., cuyos datos podrán ser tratados para efectos de control de acceso, seguridad física y protección de las personas, instalaciones y activos.

Usuarios de plataformas y servicios digitales: Personas que utilicen las páginas web, aplicaciones, plataformas virtuales de aprendizaje, ambientes digitales, sistemas de información u otros servicios tecnológicos administrados o puestos a disposición por ETRAINING S.A.S.

Padres, acudientes o tutores legales: Cuando corresponda, padres, madres, acudientes o representantes legales de estudiantes, participantes o usuarios, particularmente en aquellos programas o servicios que involucren niños, niñas o adolescentes.

Otros terceros: Cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean tratados por ETRAINING S.A.S. en desarrollo de sus actividades, siempre que dicho tratamiento se encuentre amparado en una base legal y/o autorización válida cuando esta sea requerida.

8. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES TRATADOS

De acuerdo con la naturaleza de las actividades desarrolladas por ETRAINING S.A.S., la organización podrá realizar el Tratamiento de diferentes categorías de Datos Personales, de acuerdo con la relación que tenga el Titular con la organización, las actividades o servicios en los que participe y las finalidades específicas para las cuales se requiera la información. En todos los casos, ETRAINING S.A.S. procurará que los datos recolectados sean pertinentes, adecuados y limitados a aquellos que resulten necesarios para el cumplimiento de las finalidades legítimas e informadas al Titular.

8.1 Datos de identificación y contacto

ETRAINING S.A.S. podrá tratar datos necesarios para la identificación y contacto de los Titulares, tales como nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, firma, fotografía y demás información contenida en documentos de identificación, cuando resulte necesaria para el desarrollo de las actividades de la organización.

Asimismo, podrá tratar información de contacto como dirección de residencia o correspondencia, ciudad, departamento, número telefónico, correo electrónico y datos de contacto laboral o de emergencia, cuando estos últimos sean necesarios para la gestión de las relaciones laborales, contractuales, académicas o administrativas.

8.2 Datos laborales, profesionales y contractuales

En el marco de sus actividades laborales, administrativas y contractuales, ETRAINING S.A.S. podrá tratar información relacionada con la formación profesional, experiencia laboral, profesión, cargo, trayectoria, hoja de vida, información contractual, remuneraciones, honorarios y demás información necesaria para la selección, vinculación, administración y terminación de relaciones laborales o contractuales.

Cuando resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, laborales, tributarias o contractuales, podrán tratarse datos relacionados con afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, información tributaria, información bancaria y demás datos requeridos para la adecuada gestión de las relaciones con trabajadores, contratistas, proveedores y demás terceros.

8.3 Datos académicos y de formación

En desarrollo de su actividad como empresa dedicada a la formación y prestación de servicios educativos y tecnológicos, ETRAINING S.A.S. podrá tratar información académica de estudiantes, aprendices, participantes, docentes, tutores, instructores y demás personas vinculadas a sus programas y proyectos de formación.

Esta información podrá comprender datos relacionados con el nivel educativo, instituciones educativas, programas de formación, inscripciones, matrículas, asistencia, participación, resultados de evaluaciones, calificaciones, avance académico, certificaciones, evidencias de aprendizaje y demás información necesaria para administrar, realizar seguimiento, evaluar y certificar los procesos formativos.

8.4 Datos económicos, financieros y tributarios

Cuando resulte necesario para la ejecución de relaciones laborales, contractuales, comerciales o legales, ETRAINING S.A.S. podrá tratar información económica, financiera y tributaria de los Titulares, incluyendo datos bancarios, información necesaria para efectuar pagos, datos de facturación, información tributaria, honorarios, remuneraciones y demás información requerida para la gestión contable, financiera, administrativa y contractual.

El tratamiento de esta información se limitará a las finalidades legítimas relacionadas con la relación laboral, contractual, comercial o legal correspondiente y estará sujeto a las medidas de seguridad y confidencialidad aplicables.

8.5 Datos tecnológicos, de autenticación y navegación

Como parte de la prestación y administración de sus servicios tecnológicos y plataformas digitales, ETRAINING S.A.S. podrá tratar información generada durante la interacción de los usuarios con sus sistemas, páginas web, aplicaciones, ambientes virtuales de aprendizaje y demás herramientas tecnológicas.

Dependiendo de la naturaleza del servicio, esta información podrá comprender direcciones IP, identificadores de usuario, registros de autenticación, fechas y horas de acceso, información relacionada con los dispositivos utilizados, registros de actividad, datos de navegación, eventos de seguridad y demás información técnica necesaria para garantizar la operación, disponibilidad, mantenimiento, seguridad y mejora de los servicios tecnológicos.

Esta información podrá ser utilizada igualmente para prevenir accesos no autorizados, detectar y gestionar incidentes de seguridad, realizar actividades de soporte técnico y garantizar la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por ETRAINING S.A.S.

8.6 Datos derivados del uso de plataformas y ambientes virtuales de aprendizaje

En el desarrollo de sus servicios de formación, ETRAINING S.A.S. podrá tratar información generada a partir de la interacción de los usuarios con sus plataformas y ambientes virtuales de aprendizaje. Esta información podrá comprender registros de ingreso y permanencia, participación en cursos y actividades, avance en los contenidos, resultados de evaluaciones, entrega de actividades, asistencia, certificaciones, interacciones con docentes, tutores o instructores y demás evidencias relacionadas con el proceso formativo.

El tratamiento de esta información tendrá como finalidad principal permitir la adecuada administración, seguimiento, evaluación y certificación de los procesos de formación, así como atender las obligaciones contractuales, académicas y legales que correspondan. Cuando los programas sean desarrollados en virtud de contratos o convenios con entidades públicas o privadas, la información podrá ser tratada adicionalmente para acreditar el cumplimiento de las obligaciones asociadas al respectivo proyecto, dentro de los límites establecidos en la legislación aplicable y en los instrumentos contractuales correspondientes.

8.7 Datos de imagen

ETRAINING S.A.S. podrá tratar fotografías, imágenes y otros registros visuales de los Titulares cuando sean necesarios para el desarrollo de actividades institucionales, académicas, administrativas, de identificación, seguridad o comunicación, siempre que exista una base jurídica que habilite dicho tratamiento.

Cuando las imágenes sean obtenidas mediante sistemas de videovigilancia instalados en las instalaciones de la organización, su tratamiento se sujetará específicamente a las disposiciones establecidas en el numeral correspondiente a videovigilancia de la presente Política.

8.8 Datos biométricos

ETRAINING S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos biométricos, particularmente aquellos asociados al reconocimiento facial y a la huella dactilar, para efectos de control y gestión del acceso a sus instalaciones y protección de las personas, bienes, equipos, infraestructura e información de la organización.

Dada su naturaleza de Datos Sensibles, el tratamiento de información biométrica estará sujeto a las condiciones y garantías establecidas en la legislación vigente y a las disposiciones específicas previstas en esta Política para el tratamiento de Datos Sensibles y Datos Biométricos.

8.9 Datos de videovigilancia

Las cámaras de seguridad instaladas en las instalaciones de ETRAINING S.A.S. podrán captar imágenes de trabajadores, contratistas, estudiantes, visitantes, proveedores, aliados y demás personas que ingresen o permanezcan en las áreas sometidas a videovigilancia.

Las imágenes serán tratadas principalmente con finalidades de seguridad y protección de las personas, bienes e infraestructura, prevención y atención de incidentes, control de acceso y cumplimiento de obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes. El acceso a estas imágenes estará restringido al personal autorizado y a los terceros que, de acuerdo con sus funciones o relación contractual, requieran acceder a ellas.

8.10 Información de contacto de terceros y referencias

En determinadas circunstancias, ETRAINING S.A.S. podrá tratar información correspondiente a personas de contacto, referencias laborales, comerciales o personales proporcionadas por los propios Titulares o por terceros, siempre que exista una finalidad legítima y una base jurídica que habilite dicho tratamiento.

La información será utilizada exclusivamente para las finalidades para las cuales haya sido recolectada y dentro de los límites establecidos por la legislación aplicable.

8.11 Tratamiento de información adicional

Las categorías de datos señaladas anteriormente no constituyen una lista taxativa. ETRAINING S.A.S. podrá tratar otras categorías de Datos Personales cuando ello resulte necesario para el desarrollo de sus actividades, la ejecución de contratos, convenios o proyectos, el cumplimiento de obligaciones legales o la atención de requerimientos de autoridades competentes, siempre que dicho tratamiento cuente con una base jurídica válida y respete los principios establecidos en la presente Política.

En todos los casos, ETRAINING S.A.S. aplicará criterios de necesidad, pertinencia, proporcionalidad y minimización, procurando recolectar y tratar únicamente la información necesaria para cumplir las finalidades previamente definidas.

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

ETRAINING S.A.S. reconoce que determinados datos tratados en desarrollo de sus actividades pueden tener la condición de Datos Sensibles, de conformidad con la legislación colombiana.

En particular, podrán constituir Datos Sensibles los datos biométricos utilizados para el reconocimiento facial o la identificación mediante huella dactilar, así como cualquier otra información que, por su naturaleza, tenga dicha clasificación.

El Tratamiento de Datos Sensibles se realizará únicamente cuando exista una finalidad legítima y una habilitación jurídica para ello, observando las condiciones y limitaciones establecidas en la legislación vigente.

Cuando la autorización del Titular sea la base jurídica aplicable, ETRAINING S.A.S.:

a) Informará al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles.
b) Informará de manera previa, clara y expresa cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento tienen la condición de sensibles y cuáles son las finalidades específicas de dicho Tratamiento.
c) Obtendrá la autorización expresa cuando esta sea legalmente requerida.
d) Implementará medidas de seguridad reforzadas para prevenir el acceso, uso, pérdida, alteración o divulgación no autorizada.
e) Limitará el Tratamiento de estos datos a aquellos que resulten necesarios, pertinentes y proporcionales para la finalidad autorizada o legalmente habilitada.

10. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

Los datos biométricos, incluidos los derivados del reconocimiento facial o de huella dactilar, serán tratados por ETRAINING S.A.S como datos sensibles, de conformidad con la legislación aplicable.

Su Tratamiento estará limitado a finalidades determinadas, explícitas y legítimas, relacionadas principalmente con la identificación y autenticación de las personas, control de acceso físico, protección de personas, bienes e información, prevención de accesos no autorizados, generación de registros de ingreso y salida, atención e investigación de incidentes de seguridad y cumplimiento de obligaciones legales.

Antes de su recolección, ETRAINING S.A.S informará al Titular la naturaleza sensible de estos datos, las finalidades específicas del Tratamiento, su carácter facultativo cuando la autorización sea la base jurídica aplicable y los mecanismos disponibles para ejercer sus derechos.

Cuando el Tratamiento biométrico se sustente en la autorización del Titular, esta deberá ser previa, expresa, informada y verificable. Cuando exista una alternativa razonable y jurídicamente viable para cumplir la finalidad perseguida sin utilizar datos biométricos, ETRAINING S.A.S evaluará y, cuando corresponda, dispondrá dicha alternativa.

En ningún caso los datos biométricos serán utilizados para fines de publicidad, mercadeo, perfilamiento o finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recolectados, salvo que exista una base jurídica independiente que lo permita.

11. TRATAMIENTO DE DATOS MEDIANTE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

ETRAINING S.A.S podrá utilizar sistemas de videovigilancia mediante cámaras instaladas en sus instalaciones, áreas de acceso y demás espacios en los que resulte necesario para la protección de las personas, bienes e información.

Las imágenes serán tratadas exclusivamente para finalidades legítimas y determinadas, tales como seguridad física, prevención y atención de accesos no autorizados, protección de bienes, prevención, detección e investigación de incidentes, cumplimiento de obligaciones legales y atención de requerimientos de autoridades competentes.

El acceso a las imágenes estará restringido al personal autorizado y a terceros que requieran acceder a ellas en ejercicio de sus funciones o por disposición legal. ETRAINING S.A.S implementará controles de seguridad y confidencialidad adecuados para evitar su acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados.

La existencia de los sistemas de videovigilancia será informada mediante avisos visibles ubicados en los espacios sujetos a monitoreo, de conformidad con las disposiciones aplicables.

Las imágenes serán conservadas durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que justifican su Tratamiento, atender obligaciones legales, investigaciones, reclamaciones o requerimientos de autoridad y, una vez cumplido dicho término, serán eliminadas, anonimizadas o sometidas a disposición segura, según corresponda.

12. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

ETRAINING S.A.S podrá realizar Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando dicho Tratamiento sea compatible con su interés superior, respete sus derechos fundamentales y se encuentre permitido por la legislación aplicable.

Cuando legalmente se requiera autorización, ésta será otorgada por quien ejerza la representación legal del niño, niña o adolescente, previa información clara sobre el Tratamiento, y ETRAINING S.A.S garantizará, de acuerdo con su edad y madurez, el derecho del menor a ser escuchado y a participar en las decisiones que le concierne.

El Tratamiento se limitará a las finalidades estrictamente necesarias para la prestación de los servicios educativos, administrativos, tecnológicos, contractuales o de seguridad correspondientes, y no se utilizarán estos datos para finalidades de mercadeo, publicidad, perfilamiento comercial o similares que resulten incompatibles con su interés superior.

ETRAINING S.A.S implementará medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y control de acceso respecto de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.

13. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

ETRAINING S.A.S realizará el Tratamiento de los datos personales para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, de acuerdo con la naturaleza de la relación existente con cada Titular y con la base jurídica que habilite el Tratamiento.

13.1. Gestión laboral y de colaboradores

Gestionar los procesos relacionados con vinculación, administración y terminación de relaciones laborales, nómina, seguridad social, prestaciones, bienestar, capacitación, evaluación, gestión administrativa, seguridad y salud en el trabajo, cumplimiento de obligaciones legales y contractuales y demás actividades propias de la gestión del talento humano.

13.2. Selección y vinculación

Gestionar procesos de selección, evaluación, contacto, validación de información, entrevistas, pruebas, referencias y demás actividades relacionadas con la vinculación de trabajadores, practicantes, aprendices, contratistas y demás colaboradores.

13.3. Contratistas, docentes y terceros vinculados

Gestionar la vinculación, ejecución, seguimiento, supervisión, evaluación, pago, facturación, certificación y terminación de contratos y órdenes de servicio, así como el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

13.4. Prestación de servicios educativos

Gestionar la inscripción, matrícula, participación, asistencia, seguimiento académico, evaluación, certificación, comunicaciones y demás actividades relacionadas con la prestación de servicios educativos, de formación, capacitación y acompañamiento.

13.5. Plataformas y servicios digitales

Crear y administrar usuarios, autenticar identidades, permitir el acceso a plataformas, administrar contenidos y actividades, realizar seguimiento de uso, prestar soporte técnico, mantener registros de actividad, garantizar la seguridad de los sistemas y mejorar el funcionamiento de las plataformas y servicios digitales.

13.6. Gestión comercial y de clientes

Gestionar relaciones comerciales con clientes y potenciales clientes, atender solicitudes de información, cotizaciones, propuestas, negociaciones, contratación, prestación de servicios, facturación, cartera, servicio al cliente, comunicaciones comerciales y seguimiento de las relaciones comerciales, de conformidad con la legislación aplicable.

13.7. Proveedores, aliados y terceros

Gestionar procesos de vinculación, contratación, evaluación, seguimiento, ejecución, facturación, pagos, cumplimiento de obligaciones y administración de relaciones con proveedores, aliados, operadores, consultores y demás terceros relacionados con ETRAINING S.A.S.

13.8. Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales

Cumplir obligaciones legales, regulatorias, judiciales, administrativas y contractuales; atender requerimientos de autoridades competentes; ejercer derechos y acciones; prevenir y gestionar riesgos jurídicos y contractuales; y atender procesos de auditoría, supervisión, control y fiscalización.

13.9. Seguridad y control de acceso

Gestionar la seguridad física y lógica de las instalaciones, personas, bienes, equipos, sistemas e información, incluyendo, cuando corresponda, mecanismos de identificación y autenticación biométrica, registros de ingreso y salida y demás controles de acceso autorizados.

13.10. Videovigilancia

Realizar actividades de prevención, detección, atención e investigación de incidentes de seguridad, protección de personas y bienes, control de acceso, cumplimiento de obligaciones legales y atención de requerimientos de autoridades mediante sistemas de videovigilancia.

13.11. Gestión contable, financiera y administrativa

Realizar facturación, recaudo, pagos, gestión de cartera, conciliaciones, registros contables, obligaciones tributarias, reportes financieros, auditorías y demás actividades administrativas, contables y financieras relacionadas con las operaciones de ETRAINING S.A.S.

13.12. Peticiones, quejas, reclamos y solicitudes

Recibir, gestionar, responder y realizar seguimiento a peticiones, quejas, reclamos, consultas, solicitudes de información, solicitudes relacionadas con protección de datos personales y demás requerimientos formulados por los Titulares o terceros legitimados.

13.13. Comunicaciones institucionales y comerciales

Enviar comunicaciones relacionadas con la prestación de servicios, relaciones contractuales, actividades institucionales, novedades, eventos, capacitaciones, productos y servicios de ETRAINING S.A.S y, cuando exista la correspondiente base jurídica, comunicaciones de carácter comercial, publicitario o promocional.

13.14. Investigación, análisis y mejora

Realizar análisis, mediciones, estudios, investigaciones y actividades de mejora de procesos, servicios, contenidos y experiencias, procurando utilizar información agregada, anonimizada o seudonimizada cuando ello sea posible y suficiente para cumplir la finalidad correspondiente.

13.15. Gestión de riesgos y seguridad

Prevenir, detectar, investigar y gestionar riesgos operativos, jurídicos, tecnológicos, de seguridad de la información, fraude, suplantación, incidentes y demás situaciones que puedan afectar a ETRAINING S.A.S, sus trabajadores, clientes, usuarios, estudiantes, proveedores o terceros.

14.TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB

ETRAINING S.A.S. podrá recolectar y tratar datos personales a través de su página web, formularios, canales de contacto y demás herramientas o funcionalidades habilitadas en ella, de conformidad con las finalidades informadas al titular, la presente Política y la normativa aplicable.

Los datos personales suministrados voluntariamente por los usuarios a través de la página web podrán incluir, entre otros, información de identificación y contacto, información laboral o institucional, intereses, información relacionada con la solicitud realizada y demás datos que el titular proporcione en los formularios o canales habilitados.

La información recolectada a través de la página web podrá ser tratada para las siguientes finalidades:

a) Atender y gestionar consultas, solicitudes de información, peticiones, quejas, reclamos y demás comunicaciones realizadas por los usuarios.
b) Gestionar solicitudes de cotización, demostraciones, asesorías, servicios, productos y demás oportunidades comerciales o institucionales.
c) Establecer y mantener comunicaciones con clientes, usuarios, potenciales clientes, aliados, proveedores y demás interesados, de acuerdo con las autorizaciones y preferencias correspondientes.
d) Prestar, gestionar, soportar y mejorar los productos, servicios, plataformas, contenidos y soluciones ofrecidas por ETRAINING S.A.S.
e) Gestionar procesos de registro, inscripción, participación o acceso a actividades, contenidos, cursos, plataformas o servicios que se encuentren disponibles a través de la página web.
f) Realizar análisis estadísticos, de funcionamiento, navegación, uso y desempeño del sitio web, con el propósito de mejorar su funcionamiento, contenidos, servicios y experiencia de usuario, de acuerdo con las herramientas tecnológicas utilizadas y las autorizaciones que correspondan.
g) Cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas, comerciales y de seguridad que resulten aplicables a ETRAINING S.A.S.

Cuando la página web utilice cookies, identificadores, herramientas de analítica u otras tecnologías similares que permitan recolectar o asociar información con una persona natural identificada o identificable, ETRAINING S.A.S informará las finalidades correspondientes y aplicará las medidas de protección previstas en la normativa aplicable. Cuando sea necesaria una autorización, ésta será solicitada mediante los mecanismos dispuestos para tal efecto.

La página web podrá integrarse con plataformas, servicios tecnológicos, herramientas de gestión comercial, analítica, comunicaciones, alojamiento, autenticación u otros servicios proporcionados por terceros. Cuando dichos terceros tengan acceso a datos personales por cuenta de ETRAINING S.A.S, se establecerán las obligaciones correspondientes en materia de tratamiento, seguridad, confidencialidad y protección de la información.

El tratamiento de los datos personales recolectados a través de la página web se realizará de conformidad con los principios, derechos, deberes y demás disposiciones establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

15. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables, los Titulares de los Datos Personales tratados por ETRAINING S.A.S. tendrán derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a ETRAINING S.A.S. o los Encargados del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento, salvo cuando la ley establezca que esta no sea necesaria.
c) Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la legislación aplicable.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, cuando resulte procedente de acuerdo con la legislación.
f) Acceder gratuitamente a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Solicitar información respecto del Tratamiento realizado por ETRAINING S.A.S.

El ejercicio de estos derechos se realizará de acuerdo con los procedimientos y canales establecidos en la presente Política.

16. DEBERES DE ETRAINING COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En su calidad de Responsable del Tratamiento, ETRAINING S.A.S. cumplirá los deberes establecidos en la legislación vigente y, particularmente:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
b) Solicitar y conservar la autorización para el Tratamiento cuando ésta sea necesaria.
c) Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
e) Garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información cuando sea necesario.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
i) Adoptar procedimientos internos para garantizar el adecuado cumplimiento de la legislación.
j) Registrar las leyendas de “reclamo en trámite” en los términos establecidos legalmente.
k) Informar a los Encargados cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de la información, en los casos en que así lo establezca la legislación.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

Cuando ETRAINING S.A.S. se encuentre legalmente obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, realizará dicha inscripción y mantendrá actualizada la información registrada ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con los requisitos, condiciones y plazos establecidos en la normativa aplicable.

ETRAINING S.A.S implementará los controles internos necesarios para identificar las bases de datos sujetas a registro y realizará las actualizaciones correspondientes dentro de los términos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

18. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los terceros que actúen como Encargados del Tratamiento por cuenta de ETRAINING S.A.S. deberán cumplir las obligaciones establecidas en la legislación aplicable, la presente Política y los respectivos contratos.

En particular, deberán garantizar la seguridad y confidencialidad de los Datos Personales, utilizar la información únicamente para las finalidades autorizadas por ETRAINING S.A.S., adoptar medidas para prevenir accesos no autorizados, atender oportunamente los incidentes de seguridad y colaborar con la organización en la atención de consultas, reclamos y requerimientos de los Titulares o de las autoridades competentes.

Los contratos celebrados con Encargados deberán establecer, según corresponda, las obligaciones relacionadas con seguridad, confidencialidad, tratamiento de datos, incidentes, subcontratación, devolución o eliminación de información y demás condiciones necesarias para garantizar una adecuada protección de los Datos Personales.

19. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

ETRAINING S.A.S podrá realizar transferencias y transmisiones nacionales o internacionales de datos personales cuando estas sean necesarias para el desarrollo de sus actividades, la prestación de sus servicios, el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, la utilización de servicios tecnológicos, plataformas, servicios de alojamiento, almacenamiento en la nube, correo electrónico, herramientas colaborativas u otros servicios contratados.

Las transmisiones a Encargados del Tratamiento estarán sujetas a las obligaciones contractuales y legales correspondientes, incluyendo, cuando resulte aplicable, disposiciones sobre confidencialidad, seguridad, tratamiento limitado a las finalidades autorizadas, gestión de incidentes, subcontratación, devolución o eliminación de información y atención de los derechos de los Titulares.

Las transferencias internacionales de datos personales se realizarán observando las condiciones y restricciones previstas en la legislación colombiana aplicable.

20. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ETRAINING S.A.S. implementará medidas técnicas, administrativas, jurídicas, físicas y organizacionales orientadas a proteger los Datos Personales contra su pérdida, adulteración, acceso, uso, consulta, divulgación o modificación no autorizada.

Las medidas de seguridad serán determinadas de acuerdo con la naturaleza de la información, los riesgos identificados, los sistemas utilizados, la categoría de los Titulares y el nivel de sensibilidad de los datos.

La organización contará con controles relacionados, entre otros aspectos, con gestión de accesos, administración de usuarios y contraseñas, confidencialidad, seguridad física, gestión de dispositivos, respaldo de información, gestión de incidentes, continuidad, capacitación y gestión de terceros.

Los controles específicos de seguridad serán desarrollados y administrados de acuerdo con la Política Integral de Seguridad de la Información y demás políticas, procedimientos y documentos internos aplicables.

En el caso de Datos Sensibles, Datos Biométricos y registros de videovigilancia, ETRAINING S.A.S. aplicará medidas de protección acordes con los riesgos asociados a este tipo de información.

21. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares, sus representantes, causahabientes o terceros debidamente legitimados podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable mediante comunicación dirigida a datos.personales@etraining.edu.co, o por los demás canales que ETRAINING S.A.S disponga y publique.

La solicitud deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción de los hechos o datos objeto de la solicitud, la petición concreta, los datos de contacto para recibir respuesta y, cuando corresponda, los documentos que acrediten la representación o legitimación para actuar.

ETRAINING S.A.S podrá solicitar información adicional o mecanismos razonables de validación de identidad cuando sean necesarios para verificar la legitimidad de la solicitud y proteger la información personal frente a accesos no autorizados.

Las solicitudes serán atendidas dentro de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

22. ATENCIÓN DE CONSULTAS

Los Titulares o las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de ETRAINING S.A.S y solicitar la actualización, rectificación o información relacionada con el Tratamiento de sus datos personales.

Las consultas serán atendidas dentro del término de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que será atendida, sin que el plazo de respuesta pueda superar cinco (5) días hábiles adicionales.

El ejercicio de este derecho será gratuito, de conformidad con las condiciones establecidas en la legislación aplicable.

23. ATENCIÓN DE RECLAMOS

El Titular o quien se encuentre legitimado podrá presentar reclamos cuando considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de las disposiciones aplicables al Tratamiento de sus datos personales.

El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la solicitud concreta, los datos de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo se encuentra incompleto, ETRAINING S.A.S requerirá al interesado para que subsane las omisiones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante subsane la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido un reclamo completo, ETRAINING S.A.S dará respuesta dentro de los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Cuando no sea posible responder dentro del término legal, se informarán las razones de la demora y la fecha en que se dará respuesta definitiva.

Cuando el reclamo corresponda a la competencia de otra entidad o autoridad, será remitido a quien corresponda dentro del término legal, informando de ello al interesado cuando sea procedente.

24. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular podrá solicitar, cuando sea jurídicamente procedente, la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales y/o la supresión de sus datos, mediante solicitud dirigida a datos.personales@etraining.edu.co

La revocatoria podrá ser total o parcial respecto de determinadas finalidades y será atendida cuando el Tratamiento dependa de la autorización del Titular como base jurídica.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a ETRAINING S.A.S a conservar los datos, cuando exista otra base jurídica que legitime su Tratamiento, cuando sean necesarios para el ejercicio o defensa de derechos, para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, o en los demás casos previstos por la legislación aplicable.

Cuando corresponda la supresión, ETRAINING S.A.S adoptará las medidas necesarias para eliminar, anonimizar, bloquear o someter a disposición segura los datos personales, según la naturaleza de la información y las obligaciones de conservación aplicables.

25. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

El Área Jurídica y/o el Oficial de Protección de Datos Personales de ETRAINING S.A.S., o quien haga sus veces, será responsable de coordinar la atención de las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria relacionados con el Tratamiento de datos personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través del correo electrónico datos.personales@etraining.edu.co y de los demás canales que ETRAINING S.A.S disponga y publique para tal efecto.

26. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

ETRAINING S.A.S conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atender obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales, administrativas o judiciales, ejercer o defender derechos, atender requerimientos de autoridades competentes y cumplir los términos de conservación documental aplicables.

Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los términos de conservación correspondientes, ETRAINING S.A.S procederá, según resulte aplicable, a la eliminación, anonimización, bloqueo, archivo o disposición segura de los datos personales, de acuerdo con sus procedimientos internos y la legislación aplicable.

La conservación de los datos personales no podrá extenderse indefinidamente cuando haya desaparecido la finalidad que justificó su Tratamiento y no exista una obligación o base jurídica que permita su conservación.

27. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política entrará en vigencia a partir de su aprobación por ETRAINING S.A.S. y permanecerá vigente mientras se realicen actividades de Tratamiento de datos personales que se encuentren comprendidas en su ámbito de aplicación.

La Política será revisada y actualizada periódicamente y, en todo caso, cuando se presenten cambios relevantes en las operaciones, tecnologías, finalidades, tratamientos, riesgos, legislación aplicable o instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del Tratamiento, los derechos de los Titulares, los canales de atención o cualquier otro aspecto que deba ser informado, ETRAINING S.A.S comunicará y publicará las modificaciones de conformidad con la normativa aplicable.

28. DISPOSICIONES FINALES

La presente Política constituye el marco general de ETRAINING S.A.S. para el Tratamiento de Datos Personales y deberá ser observada conjuntamente con las demás políticas, procedimientos, manuales, formatos y controles internos relacionados con seguridad de la información, gestión documental, contratación, recursos humanos, seguridad física y administración de plataformas tecnológicas.

Los trabajadores, contratistas, proveedores, Encargados y demás terceros que tengan acceso a Datos Personales deberán conocer y cumplir las disposiciones que les sean aplicables, así como mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso en desarrollo de sus funciones o relaciones contractuales.

Ninguna disposición de esta Política podrá interpretarse como una autorización para realizar tratamientos de Datos Personales que no cuenten con una base jurídica válida o que desconozcan los derechos de los Titulares.

En caso de presentarse contradicción entre esta Política y una disposición legal de obligatorio cumplimiento, prevalecerá la disposición legal aplicable, y ETRAINING S.A.S. realizará las modificaciones correspondientes a la Política cuando sea necesario.

La presente Política deberá estar disponible para consulta de los Titulares a través de los medios que ETRAINING S.A.S. determine, incluyendo, cuando corresponda, sus canales digitales, página web, intranet y demás medios institucionales.